Stundenzettel für Minijobber digital führen: Form, Unterschrift, Excel

Stand: 18. Oktober 2026 · Überblick mit Quellen, keine Rechtsberatung

Kurz gesagt

• § 17 MiLoG schreibt vor, was aufgezeichnet wird (Beginn, Ende, Dauer) und bis wann (spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag) – aber keine bestimmte Form.
• Papier, Excel-Tabelle und App sind deshalb gleichermaßen möglich, solange die Angaben vollständig, rechtzeitig und lesbar vorliegen.
• Eine Unterschrift verlangt das Gesetz nicht. Sie kann aber helfen, im Streitfall zu zeigen, dass beide Seiten die Zeiten kannten.
• Beschäftigte dürfen die Zeiten selbst eintragen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, im Inland und in deutscher Sprache.

Was das Gesetz verlangt

§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“ (§ 17 MiLoG). Nach Absatz 2 sind die Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten. Mehr zu Inhalt und Fristen: Aufzeichnungspflicht bei Minijobs und Fristen und Aufbewahrung.

Ein Formular, ein Dateiformat oder ein bestimmtes Gerät nennt das Gesetz nicht. Auch das Bundesarbeitsgericht hat zur allgemeinen Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, festgehalten, dass dies „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch“ erfolgen muss und an die Beschäftigten delegiert werden kann (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65).

Papier, Excel oder App – was passt?

Für ein bis drei Minijobber mit festen Zeiten reicht oft Papier. Je mehr Personen, wechselnde Schichten und Einsätze außer Haus dazukommen, desto mehr spricht für eine Lösung, bei der Beschäftigte direkt eintragen und fehlende Tage auffallen.

Der Haken bei Excel: Änderungen sieht man nicht

Eine Excel-Datei ist als Aufzeichnung zulässig. Ihr Schwachpunkt: Ein überschriebener Wert hinterlässt keine Spur. Bei einer Prüfung durch den Zoll oder einem Streit über die Bezahlung lässt sich dann nicht zeigen, was ursprünglich eingetragen war. Wer bei Excel bleibt, kann das abmildern:

• Jeden Monat ein eigenes Blatt anlegen und nach Monatsende nicht mehr ändern (zum Beispiel als PDF sichern).
• Korrekturen nicht überschreiben, sondern in einer Spalte „Korrektur“ mit Datum und Grund vermerken.
• Formeln für die Dauer schützen und regelmäßig gegen eine Stichprobe von Hand prüfen.
• Die Datei mindestens zwei Jahre aufbewahren und sichern – ein defekter Laptop ist keine Ausrede.

Braucht der Stundenzettel eine Unterschrift?

Nein, § 17 MiLoG verlangt keine Unterschrift. In der Praxis lassen viele Betriebe den Monatszettel trotzdem von der oder dem Beschäftigten abzeichnen. Das hat zwei Vorteile: Beide Seiten haben die Zeiten gesehen, und spätere Einwände („ich habe mehr gearbeitet“) lassen sich leichter klären. Bei digitalen Aufzeichnungen erfüllt eine Bestätigung im Programm oder eine kurze Mail denselben Zweck; eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht nötig.

Dürfen Minijobber ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten übertragen. Er bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie vollständig und rechtzeitig vorliegt und stimmt. Sinnvoll ist deshalb ein fester Ablauf: Beschäftigte tragen am Arbeitstag ein, der Betrieb schaut einmal pro Woche drüber – so bleibt die Sieben-Tage-Frist gewahrt.

Wird elektronische Zeiterfassung bald Pflicht?

Die Bundesregierung plant eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes, nach der Arbeitszeiten in der Regel elektronisch erfasst werden sollen, mit Ausnahmen und Übergangsfristen für kleine Betriebe. Zum Stand dieses Artikels gibt es dazu nur einen Referentenentwurf, kein beschlossenes Gesetz. Es gilt deshalb: Die Form ist frei. Für Minijobs bleibt § 17 MiLoG unabhängig davon maßgeblich.

Kostenlose Vorlage zum Ausdrucken oder als CSV für Excel · Minijob-Stundenzettel nach § 17 MiLoG: Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Pause per Link selbst ein, jede Änderung wird mit altem Wert, neuem Wert und Grund protokolliert, die Eintragsseite weist auf die 7-Tage-Frist hin, und der Monat lässt sich als PDF oder CSV exportieren. Ob die Pflicht im Betrieb erfüllt ist, hängt weiter von der Umsetzung ab.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihr Lohnbüro, Ihre Steuerberatung oder Rechtsberatung.