Stundenzettel für Minijobber: 7-Tage-Frist und 2 Jahre Aufbewahrung

Stand: 15. Oktober 2026 · Überblick mit Quellen, keine Rechtsberatung

Kurz gesagt

• Frist: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am Ende des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre.
• Bereithalten: Die Unterlagen müssen im Inland und auf Deutsch verfügbar sein, auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung.
• Bußgeld: Wer nicht, falsch, unvollständig oder zu spät aufzeichnet, riskiert bis zu 50.000 €.

Was das Gesetz verlangt

Für Minijobs (geringfügige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 SGB IV) und für die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz schreibt § 17 Abs. 1 MiLoG vor, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit […] spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“ (§ 17 MiLoG). Minijobs in Privathaushalten sind ausgenommen; weitere Ausnahmen stehen im Artikel Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht.

So zählen Sie die 7-Tage-Frist

Die Frist beginnt am Tag nach dem Arbeitstag und zählt Kalendertage – Wochenenden und Feiertage zählen mit. Sie endet mit dem Ablauf des siebten Tags, also um 24 Uhr.

Faustregel: Was in einer Woche gearbeitet wurde, sollte spätestens am gleichen Wochentag der Folgewoche auf dem Stundenzettel stehen. Wer erst zum Monatsende einsammelt, ist für die ersten Wochen des Monats zu spät.

Wer trägt ein?

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Das Eintragen selbst dürfen Sie den Beschäftigten überlassen – etwa auf einem Stundenzettel, den sie wöchentlich abgeben, oder über einen Link auf dem Handy. Verantwortlich dafür, dass die Aufzeichnung vollständig und rechtzeitig vorliegt, bleiben Sie. Auch das Bundesarbeitsgericht hält es für zulässig, die Erfassung an die Beschäftigten zu delegieren (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65).

Wie lange aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnung maßgeblich war. Praktisch einfach ist eine Regel, die sicher darüber liegt: Aufzeichnungen eines Kalenderjahres bis zum Ende des übernächsten Jahres aufheben – die Stundenzettel aus 2026 also bis zum 31. Dezember 2028. Für Arbeitszeit über acht Stunden am Tag gilt nach dem Arbeitszeitgesetz ebenfalls eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Unterlagen für Lohn, Buchhaltung und Steuer können längeren Fristen unterliegen; das klärt Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung.

Was bei einer Prüfung bereitliegen muss

Geprüft wird die Einhaltung des Mindestlohns von den Behörden der Zollverwaltung (§ 14 MiLoG). Die dafür nötigen Unterlagen sind „im Inland in deutscher Sprache“ für die Dauer der Beschäftigung bereitzuhalten, insgesamt höchstens zwei Jahre, und auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor: Papier, Tabelle oder Software sind möglich, solange die Angaben lesbar, vollständig und rechtzeitig vorhanden sind.

Was ein Verstoß kosten kann

Wer eine Aufzeichnung „nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 50.000 € betragen. Fehlende Unterlagen bei der Prüfung können bis zu 30.000 € kosten (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und 9, Abs. 3 MiLoG). Das sind Höchstbeträge; wie hoch ein Bußgeld im Einzelfall ausfällt, entscheidet die Behörde.

Checkliste

• Je Arbeitstag: Datum, Beginn, Ende, Dauer (Pausen abgezogen).
• Spätestens nach sieben Kalendertagen eingetragen – am besten am selben Tag.
• Korrekturen nachvollziehbar: alter Wert, neuer Wert, wann und warum.
• Monatsweise abgelegt, mindestens zwei Jahre aufbewahrt, bei einer Prüfung schnell auffindbar.

Kostenlose Vorlage zum Ausdrucken oder als CSV · Minijob-Stundenzettel nach § 17 MiLoG: Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Pause selbst per Link ein, jeder Eintrag speichert, wann er erfasst wurde, verspätete Einträge werden markiert, und der Monatsstundenzettel steht als PDF und CSV bereit.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihr Lohnbüro, Ihre Steuerberatung oder Rechtsberatung.