Technische und organisatorische Maßnahmen und Löschkonzept

Anlage 2 zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung · Stand: 15. Oktober 2026 · gilt ab Freischaltung der Registrierung

Diese Seite beschreibt, was Minijob-Stundenzettel nach § 17 MiLoG tatsächlich tut, um Zeiterfassungsdaten zu schützen (Art. 32 DSGVO). Auftragsverarbeiter ist die WS West Solar UG (haftungsbeschränkt), Marke WestLabs AI, Am Krieler Dom 4, 50935 Köln.

1. Maßnahmen

Bereich	Maßnahme
Zutrittskontrolle	Betrieb ausschließlich im Rechenzentrum des Hosters ALL-INKL.COM in Deutschland; die physischen Maßnahmen richten sich nach den Angaben des Hosters. Eigene Server oder Datenträger mit Kundendaten gibt es nicht.
Zugangskontrolle	Anmeldung des Unternehmens mit E-Mail-Adresse und Passwort; Passwörter nur als Hash (PHP `password_hash`); Sitzungs-Cookie mit den Attributen Secure, HttpOnly und SameSite; vorübergehende Sperre nach wiederholten Fehlversuchen; Passwort zurücksetzen nur über einen einmal nutzbaren, eine Stunde gültigen Link an die E-Mail-Adresse des Kontos.
Zugriffskontrolle	Strikte Trennung der Kundenkonten: Jede Datenbankabfrage ist auf das eigene Konto beschränkt. Beschäftigte sehen über ihren persönlichen Eintragslink nur ihre eigenen Einträge und deren Änderungen. Der Eintragslink ist zufällig (mindestens 128 Bit), wird nur als Hash gespeichert und kann vom Unternehmen jederzeit ersetzt werden. Die Datenbankdatei liegt in einem Verzeichnis, das per Serverregel für jeden Webzugriff gesperrt ist; die Sperre wird nach jeder Aktualisierung geprüft.
Trennungskontrolle	Die Daten werden nur für die Zeiterfassung des jeweiligen Kunden verwendet; keine Auswertungen über Kunden hinweg, keine Nutzung für eigene Zwecke oder Werbung.
Weitergabekontrolle	Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS, Weiterleitung von http auf https). Exporte (PDF, CSV) werden auf Anforderung erzeugt und ausgeliefert, nicht auf dem Server abgelegt.
Eingabekontrolle	Jeder Zeiteintrag trägt den Zeitpunkt der Erfassung und wer ihn erfasst hat. Jede Änderung erzeugt einen Eintrag im Änderungsprotokoll (wer, wann, alter und neuer Wert); das Protokoll kann nur ergänzt, nicht geändert werden.
Verfügbarkeit	Wöchentliche Sicherung der Datenbank in ein gesperrtes Verzeichnis, vier Generationen, danach Überschreiben; zusätzlich die Sicherungen des Hosters.
Datensparsamkeit	Beschäftigte brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse; Pflicht ist nur ein Name oder Kürzel. Keine Standort-, Geräte-, Aktivitäts- oder Leistungsdaten.
Protokolle	Keine Tracking-Dienste. Die Reichweitenmessung der Website arbeitet ohne Cookies und ohne IP-Adressen und erfasst keine Daten innerhalb des Produkts.
Organisation	Zugriff auf Kundendaten nur zur Störungsbehebung oder auf Weisung des Kunden. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an den Kunden unverzüglich. Überprüfung dieser Maßnahmen bei jeder wesentlichen Änderung des Produkts, mindestens jährlich.

2. Löschkonzept

Daten	Löschfrist	Auslöser
Zeiteinträge und Änderungsprotokoll	Ende des laufenden Kalenderjahrs plus zwei Jahre (Voreinstellung, das Unternehmen kann die Frist verlängern)	automatischer Löschlauf
Beschäftigte (Name, Eintragslink)	zusammen mit ihren letzten Zeiteinträgen; ohne Einträge 30 Tage nach dem Ende der Beschäftigung	automatischer Löschlauf
Alle Daten eines Kontos nach Kündigung	30 Tage nach Vertragsende (Zeit für den Export)	Kündigung
Testkonto ohne Abschluss	30 Tage nach Ende des Tests, vorher Hinweis mit Exportmöglichkeit	automatischer Löschlauf
Sicherungen	werden nach vier Wochen überschrieben; gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch dort	Rotation
Rechnungs- und Zahlungsdaten des Kunden	gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO), außerhalb des Produkts	–

Die Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitaufzeichnungen (zum Beispiel § 17 MiLoG, § 16 ArbZG) liegt beim Arbeitgeber. Bitte exportieren Sie Ihre Stundenzettel vor einer Kündigung oder vor dem Ende eines Tests.

3. Unterauftragsverarbeiter

Dienstleister	Leistung	Ort
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf	Hosting von Anwendung und Datenbank, Versand der Systemmails	Deutschland; Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht

Über neue Unterauftragsverarbeiter informieren wir unsere Kunden vorher (siehe AVV, § 6).